Lav en samlet liste over alt, I betaler for

De færreste virksomheder har et fuldt overblik over, hvor mange licenser der reelt er i brug. Saml alt ét sted i en simpel oversigt, med hvem der bruger hvad, og hvornår hver licens skal fornyes eller opsiges. Selv en enkel liste er et stort skridt fremad fra ingenting, og den kan altid udbygges senere med flere detaljer. Skriv gerne kontaktpersonen hos leverandøren ind ved siden af hver licens, så I ikke skal lede efter oplysningerne, når der opstår et spørgsmål.

Tjek, om antallet af brugere stadig passer

Licenser bliver ofte købt til flere brugere end nødvendigt, og antallet bliver sjældent justeret ned igen. Gennemgå jævnligt, om det aftalte antal pladser stadig matcher, hvor mange der faktisk logger ind og bruger værktøjet aktivt i hverdagen.

Sæt påmindelser før automatiske fornyelser

Mange licenser fornyer sig selv, medmindre nogen aktivt opsiger dem i tide. Sæt en kalenderpåmindelse et par uger før hver fornyelse, så I altid har mulighed for at tage stilling og undgå at blive fornyet på autopilot uden at have overvejet det grundigt. Sæt påmindelsen på den person, der reelt har ansvaret for at følge op.

Undgå at flere afdelinger køber det samme værktøj hver for sig

Uden koordinering ender forskellige afdelinger nogle gange med at betale for licenser til samme type værktøj hver for sig. Saml indkøb af software ét sted, så I kan forhandle bedre priser og undgå dobbeltbetaling for stort set det samme værktøj under to forskellige navne. En kort besked i en fælles kanal, før nogen bestiller noget nyt, kan spare virksomheden for unødige udgifter over tid.

Spørg leverandøren om rabat ved fornyelse

Mange leverandører forventer, at kunder blot fornyer automatisk uden at spørge ind til prisen. En kort mail eller opkald før fornyelsen kan ofte resultere i en bedre pris, især hvis I har været kunde i flere år eller overvejer at udvide brugen af værktøjet i løbet af det kommende år.

Gør det nemt at få hjælp, hvis licensen driller

Tekniske problemer med en licens eller et login kan hurtigt gå ud over produktiviteten. Ved at tilbyde chat direkte til support, kan medarbejdere hurtigt få hjælp, uden at skulle vente på svar fra en ekstern leverandør, mens arbejdet ligger stille.

Dokumentér, hvem der er ansvarlig for hver licens

Uden en tydelig ejer risikerer licenser at blive stående aktive, selv efter de er holdt op med at blive brugt. Udpeg én person eller et lille team, der har det overordnede ansvar for at holde listen opdateret løbende, og giv dem mandat til rent faktisk at opsige det, der ikke længere bruges af nogen i virksomheden.

Gennemgå det samlede billede som en del af budgetprocessen

Sæt en fast årlig dato, koblet til budgetlægningen, til at gennemgå hele licensporteføljen samlet. Det giver et naturligt tidspunkt til at vurdere, om virksomhedens samlede softwareudgifter stadig giver mening, og om næste års behov ser anderledes ud, for eksempel hvis virksomheden vokser eller skifter retning.

De samme vaner gælder for andre digitale værktøjer

Overblik, klart ejerskab og faste tjek-punkter gælder bredt for enhver løbende digital aftale, virksomheden har, uanset om det er en licens, et abonnement eller et værktøj til kundekontakt. Det gælder for eksempel også værktøjer til at håndtere kundehenvendelser, som med fordel kan gennemgås efter samme princip som resten af licensporteføljen.